Бухгалтерська програма - один із тих інструментів, від яких залежить щоденна робота компанії. У ній зберігаються дані про господарські операції, доходи та витрати, розрахунки, документи, податки й звітність.
Для невеликого бізнесу не завжди потрібна складна облікова система з великою кількістю функцій. Водночас занадто примітивна, обмежена певними функціями програма може швидко перестати відповідати потребам компанії.
Тому під час вибору варто орієнтуватися не на кількість опцій, а на те, які завдання програма має вирішувати у конкретному бізнесі.
Почніть із потреб компанії
Перш ніж вибирати програму, варто скласти список основних операцій, які щодня виконує бухгалтерія.
Наприклад, компанії можуть бути потрібні:
- ведення бухгалтерського та податкового обліку;
- оформлення первинних документів;
- облік товарів і матеріалів;
- розрахунки з постачальниками та клієнтами;
- облік банківських операцій;
- нарахування зарплати;
- кадровий облік;
- формування звітності;
- робота кількох користувачів.
У різних компаній цей перелік буде відрізнятися. Для торгового підприємства важливим може бути складський облік, для компанії з великою кількістю працівників - зарплата та кадри, а для невеликої сервісної компанії частина цих функцій може взагалі не знадобитися.
Бухгалтерський і податковий облік
Одна з базових вимог до бухгалтерської програми - можливість вести необхідні види обліку відповідно до діяльності підприємства.
Важливо заздалегідь перевірити, чи підтримує система потрібні операції, форми документів і звітність. Особливо це актуально для компаній, які працюють із різними видами операцій або мають специфічні вимоги до обліку.
Також варто звернути увагу на оновлення програми. Податкові правила та форми звітності змінюються, тому програмне забезпечення має своєчасно адаптуватися до таких змін.
Первинні документи
Бухгалтер щодня працює з великою кількістю документів: рахунками, накладними, актами, платіжними документами та іншими формами.
Якщо документи доводиться створювати окремо, а потім вручну переносити інформацію в облікову систему, це збільшує обсяг роботи та ризик помилок.
Зручніше, коли документи створюються безпосередньо в системі, а пов’язані між собою дані не потрібно вводити повторно.
Наприклад, інформація про продаж може використовуватися для формування відповідних документів і подальшого відображення операції в обліку.
Зарплата та кадровий облік
Якщо в компанії працює кілька співробітників, варто окремо оцінити можливості програми щодо зарплати та кадрів.
Залежно від потреб бізнесу система може використовуватися для зберігання інформації про працівників, кадрових документів, нарахування зарплати, відпусток та інших операцій.
Якщо бухгалтерський і кадровий облік ведуться в різних системах, частину інформації доводиться переносити вручну. Єдина система може спростити цей процес і зменшити кількість дублювання даних.
Скільки людей працюватиме в програмі
Для одного бухгалтера та для компанії, де одночасно працюють бухгалтер, кадровик, менеджери й керівник, потрібні різні умови роботи.
Тому перед вибором варто визначити:
- скільки користувачів працюватиме із системою;
- чи потрібно працювати одночасно;
- які дані має бачити кожен співробітник;
- чи потрібно обмежувати доступ до окремих функцій.
Наприклад, менеджеру може бути потрібна інформація про документи або клієнтів, але не доступ до всіх бухгалтерських операцій. Розмежування прав допомагає організувати роботу без надання всім користувачам однакового доступу.
Інтеграції з іншими сервісами
Бухгалтерська програма рідко працює повністю окремо від інших інструментів.
Компанія може використовувати інтернет-банкінг, сервіси електронного документообігу, системи подання звітності, торговельне обладнання або інші програми.
Тому перед вибором було б добре перевірити, з якими сервісами може взаємодіяти система та наскільки просто обмінюватися даними.
Чим більше операцій можна виконувати без повторного введення інформації, тим менше часу працівники витрачають на рутинну роботу.
Локальна програма чи робота в хмарі
Ще одне питання - де буде працювати бухгалтерська система.
У традиційному варіанті програму встановлюють на комп’ютери або сервер компанії. У такому разі підприємство самостійно відповідає за обладнання, його обслуговування, оновлення та резервне копіювання.
Альтернативою може бути робота в хмарному середовищі. У цьому випадку користувачі отримують доступ до системи через інтернет, а частина технічних завдань передається постачальнику хмарної послуги.
Обидва варіанти мають свої особливості. Вибір залежить від кількості користувачів, вимог до доступу, наявної IT-інфраструктури та бюджету компанії.
Що врахувати під час вибору бухгалтерської системи BAS
Для компаній, яким потрібен комплексний бухгалтерський і податковий облік, одним із варіантів є BAS Бухгалтерія. Залежно від потреб підприємства можна обрати відповідну версію та організувати роботу як на власному обладнанні, так і в хмарному середовищі.
При цьому важливо розрізняти версії програми. Наприклад, BAS Бухгалтерія ПРОФ розрахована на ширші можливості роботи та багатокористувацький режим, ніж базова версія.
Якщо компанія має складніший облік, значну кількість користувачів або розширені вимоги до управління зарплатою та персоналом, варто окремо оцінити, чи достатньо ПРОФ, чи потрібне рішення іншого рівня.
Вибираючи бухгалтерську програму, варто відштовхуватися насамперед від реальних завдань компанії: виду діяльності, кількості користувачів, обсягу операцій, особливостей обліку та організації роботи бухгалтерії. Кількість функцій і ціна мають значення, але самі по собі не визначають, наскільки програма буде зручною та ефективною для бізнесу.
Тому перед вибором BAS Бухгалтерія варто визначити, які завдання потрібно автоматизувати, скільки користувачів працюватиме в системі та які додаткові можливості можуть знадобитися. Це допоможе вибрати відповідну версію програми й організувати роботу без переплати за непотрібний функціонал або обмежень, які можуть стати проблемою в майбутньому.
